Ghi chi phí và chốt sổ chia tiền
Đây là bước biến một buổi vừa đánh xong thành số tiền của từng người. Màn hình đã đánh số sẵn ba phần: 1 Khoản chi → 2 Xem trước bảng chia tiền → 3 Chốt sổ.
Các con số trong ảnh là của một buổi minh hoạ của CLB Cầu Giấy.
Tóm tắt nhanh
- Ở tab Điểm danh bấm Mở chi phí để sang tab Chi phí & chốt sổ.
- Tiền sân đã điền sẵn. Thêm tiền cầu và các khoản khác bằng Thêm khoản chi.
- Mỗi khoản chọn đúng nguồn tiền: quỹ trả, có người ứng, hay đã trả từ trước. Chọn sai là sổ quỹ lệch.
- Xem bảng xem trước. Ai cần số tiền riêng cho buổi này thì bấm Ghi đè.
- Bấm Chốt sổ. Công nợ từng người ra ngay, buổi tập bị khóa lại.
1. Ghi các khoản chi
Hai khoản chi của buổi — tiền sân điền sẵn, tiền cầu bạn thêm vào
- Tiền cầu. Chọn loại cầu và số quả, tiền tự tính theo giá đã khai ở bài 4.
- Tiền sân điền sẵn: hai sân × 2 giờ × 100.000 ₫ = 400.000 ₫. Hôm đó thuê khác thì sửa lại.
- Nguồn tiền của từng khoản. Tiền cầu ở đây lấy từ hộp đã mua sẵn nên chọn CLB đã thanh toán trước.
- Tổng chi phí. Đây là số sẽ chia cho những người có mặt.
- Bảng xem trước tự tính lại mỗi khi bạn sửa chi phí hoặc điểm danh.
Nút Thêm khoản chi để ghi những khoản khác: nước uống, gửi xe, thuê lưới. Mỗi khoản có nguồn tiền riêng.
Nguồn tiền: ô quan trọng nhất
| Nguồn | Nghĩa là | Hệ quả |
|---|---|---|
| Quỹ CLB trả | Hôm nay quỹ bỏ tiền ra trả | Số dư quỹ giảm |
| Có người ứng tiền | Một người bỏ tiền túi trả hộ | Nhóm nợ lại người đó |
| CLB đã thanh toán trước | Khoản này đã trả và ghi sổ từ trước | Hôm nay quỹ không chi thêm |
Ba tình huống hay chọn sai:
- Có người trả hộ mà ghi thành "Quỹ CLB trả". Tiền của người đó biến mất khỏi sổ, họ phải tự đi đòi.
- Tiền sân đã đóng cả tháng mà buổi nào cũng ghi "Quỹ CLB trả". Quỹ bị trừ tiền sân hai lần. Trường hợp này chọn CLB đã thanh toán trước.
- Tiền cầu. Cầu lấy từ hộp nhóm đã mua: chọn CLB đã thanh toán trước. Cầu do một người tự mua mang tới: chọn Có người ứng tiền, khi đó kho cầu của nhóm không bị trừ.
2. Đọc bảng xem trước
Bảng tự tính lại mỗi lần bạn sửa gì đó. Nó cho bạn thấy kết quả trước khi chốt, lúc còn sửa được.
Bảng chia tiền — hệ số, tiền trước và sau làm tròn, và dòng chênh lệch làm tròn ở cuối
- Hệ số 0.75 của thành viên nữ, đúng như cấu hình ở bài 5.
- Hệ số 1.00 là mức chuẩn. Ai có hệ số riêng hoặc là khách sẽ hiện số khác.
- Tiền thô: chia đúng tỉ lệ, còn số lẻ như 22.727 ₫.
- Tiền cuối: đã làm tròn lên bội số 1.000 ₫. Đây là số người đó phải trả.
- Nút Ghi đè: đặt tay số tiền cho một người, kèm lý do.
- Chênh lệch làm tròn 10.000 ₫: phần dôi ra do làm tròn lên của 18 người.
Ba cột số:
- Hệ số: vì sao người này đóng khác người kia.
- Tiền thô: chia đúng tỉ lệ, còn lẻ.
- Tiền cuối: đã làm tròn lên. Con số này thành công nợ.
Dòng cuối, Chênh lệch làm tròn, nên liếc qua mỗi lần. Buổi trong ảnh có 18 người (12 nam, 6 nữ): chi 500.000 ₫, phải thu 510.000 ₫, dôi 10.000 ₫.
Phần dôi này không phải một khoản thu riêng. Nó nằm sẵn trong tiền từng người, và vào quỹ dần khi mọi người trả. Đừng tự ghi thêm một dòng thu ở Sổ quỹ, thế là đếm hai lần.
Ghi đè cho ngoại lệ
Nút Ghi đè ở cuối mỗi hàng dùng cho những chuyện không luật nào phủ hết: người đến muộn một tiếng, người chỉ vào đánh vài ván, người được nhóm đồng ý giảm riêng hôm đó.
- Đặt số tiền cụ thể và ghi lý do.
- Phần còn lại tự chia lại cho những người khác, bảng cập nhật ngay.
- Lý do được giữ lại, tháng sau tra vẫn biết vì sao hôm đó người này đóng khác.
- Miễn hẳn cho một người thì ghi đè 0 ₫.
Tuần nào cũng phải ghi đè cùng một người thì nên đặt Hệ số riêng cho họ ở trang Thành viên.
Bảng ra số lạ thì soát theo thứ tự này
- Danh sách có mặt đúng chưa.
- Các khoản chi và số tiền.
- Cách chia đang chọn (đều, trọng số, số tiền cứng).
- Có ai đang có hệ số riêng hay bị ghi đè không.
- Mức làm tròn.
3. Chốt sổ
Thẻ chốt sổ — viền đỏ vì bấm vào là ra công nợ cho cả nhóm
- Chênh lệch làm tròn hiện ngay trên thẻ chốt sổ để bạn nhìn lần cuối.
- Chốt sổ xong, công nợ được tạo và gửi cho mọi người. Muốn sửa phải Mở khóa.
- Nút Chốt sổ. Bấm vào sẽ có hộp xác nhận với một ô phải tích: người chưa điểm danh sẽ được ghi là Vắng.
Ô tích "những người chưa điểm danh sẽ được ghi là Vắng" là chốt chặn cuối. Nếu quên điểm danh cho ba người đến muộn thì đây là lúc nhớ ra: quay lại tab Điểm danh sửa rồi hãy chốt.
Sau khi chốt sổ
Trang tự tải lại và đứng sẵn ở tab Thanh toán. Việc nhập liệu đã xong, giờ chỉ còn thu tiền.
Buổi đã chốt sổ — tab Thanh toán mở sẵn, các nút sửa biến mất
- Trạng thái đổi thành Đã chốt sổ.
- Tab Thanh toán xuất hiện và mở sẵn. Đây là chỗ thu tiền của riêng buổi này.
- Các nút sửa biến mất, chỉ còn Chia sẻ buổi tập và Ghi chú.
- Các sân đã thuê, khớp với khoản tiền sân đã ghi.
- Đã thu trên tổng phải thu. 510.000 ₫ là 500.000 ₫ chi phí cộng 10.000 ₫ dôi ra do làm tròn.
- Mỗi người một dòng với số phải trả. Menu ba chấm cuối dòng để ghi nhận đã thu.
Chốt sổ làm ba việc cùng lúc:
- Tạo công nợ cho từng người có mặt.
- Ghi vào Sổ quỹ những khoản Quỹ CLB trả. Ở ví dụ này là 400.000 ₫ tiền sân.
- Khóa buổi tập. Các nút sửa biến mất.
Chốt sổ chưa phải là đã thu tiền. Ô "Đã thu" lúc này là 0 ₫ và tăng dần khi bạn ghi nhận từng người trả.
Từ giờ mỗi lần mở lại buổi này bạn sẽ vào thẳng tab Thanh toán. Thành viên có mặt cũng vậy, họ vào là thấy mình phải đóng bao nhiêu. Muốn xem lại bảng chia tiền thì sang tab Chi phí & chốt sổ, vẫn còn nguyên, chỉ không sửa được.
Lỡ chốt nhầm
Có nút Mở khóa để sửa lại. Dùng có cân nhắc:
- Mở khóa phải ghi lý do.
- Chốt lại thì công nợ được tính lại. Ai trả tiền rồi sẽ thấy số của mình thay đổi.
- Cầu đã trừ khỏi kho được trả lại khi mở khóa, và trừ theo số mới khi chốt lại.
- Sửa xong nhớ gửi lại bảng mới cho những người bị đổi số. Đừng để họ trả theo ảnh chụp bảng cũ.
Việc tiếp theo
Công nợ đã có. Bài tiếp theo hướng dẫn theo dõi ai còn nợ và ghi nhận khi họ trả.