Theo dõi công nợ và thu tiền
Chốt sổ xong là có công nợ. Còn lại là việc khó nhất của người quản lý: thu tiền. Phần mềm giữ sổ giúp bạn, còn việc dò sao kê hay đếm tiền mặt trước khi xác nhận thì vẫn là của bạn.
Tóm tắt nhanh
- Vào Công nợ để xem ai đang nợ bao nhiêu, cộng dồn mọi buổi chưa trả.
- Lấy link chia sẻ để gửi qua Zalo. Người chưa có tài khoản vẫn xem được và quét QR trả tiền.
- Người trả bấm báo đã chuyển thì khoản đó thành Chờ xác nhận. Tiền chỉ vào sổ khi bạn xác nhận.
- Có người trả thì chọn Đã thu. Sổ quỹ tự ghi, đừng vào sổ quỹ ghi thêm lần nữa.
- Không đòi nữa thì chọn Xóa nợ, không chọn Đã thu.
Bảng công nợ của cả nhóm
Vào Công nợ.
Bảng công nợ — tám người còn nợ, một người được câu lạc bộ nợ lại
- Lấy link chia sẻ: tạo một link dán vào nhóm Zalo, ai mở cũng thấy mình nợ bao nhiêu.
- Hai tab: Còn nợ và Tất cả. Mặc định là Còn nợ.
- Số đang nợ của từng người, cộng dồn mọi buổi chưa trả.
- Menu ba chấm cuối hàng. Chi tiết mở ra lịch sử giao dịch của người đó.
- Cũng trong menu: Đóng quỹ, Hoàn tiền, Trừ tiền. Hai mục sau chỉ hiện với người mà nhóm đang giữ tiền.
- Người được nhóm nợ lại hiện chữ "CLB nợ", không bao giờ in số âm.
Con số cạnh mỗi tên là tổng của mọi buổi chưa trả, không riêng buổi vừa chốt.
Lấy link chia sẻ
Nút dùng nhiều nhất. Bấm Lấy link chia sẻ, chọn thời hạn, copy rồi dán vào Zalo.
- Ai mở link cũng thấy: ai đang nợ bao nhiêu, và nhóm đang nợ lại ai.
- Con số luôn là số hiện tại, không phải bản chụp lúc bạn bấm.
- Nếu đã khai thông tin chuyển khoản trong Cài đặt, trang đó có nút Thanh toán: người xem chọn tên mình, hiện mã QR đúng số tiền, quét là chuyển.
- Link có hạn và thu hồi được bất cứ lúc nào. Thu hồi rồi thì link cũ chết hẳn.
Lưu ý: link này cho thấy công nợ của nhiều người. Chỉ gửi vào nhóm của riêng anh em trong CLB. Ai chỉ cần xem phần của mình thì gửi link riêng (xem phần dưới).
Đóng quỹ, hoàn tiền, trừ tiền
Menu ba chấm cuối mỗi hàng gom mọi việc tiền nong với một người:
- Đóng quỹ: người đó nộp trước một khoản, các buổi sau tự trừ dần.
- Hoàn tiền: trả lại tiền mặt phần họ còn dư. Quỹ giảm đúng số đó.
- Trừ tiền: trừ bớt số dư của họ mà không trả tiền mặt, ví dụ đền cầu làm mất. Tiền ở lại quỹ, nên bắt buộc ghi lý do.
Ba mục này cũng có ở menu ba chấm của màn Thành viên.
Chi tiết công nợ một người
Mở menu ba chấm rồi chọn Chi tiết, hoặc bấm thẳng vào tên.
Chi tiết công nợ — đọc như sao kê ngân hàng, mỗi khoản gắn với đúng buổi tập
- Tổng đang nợ, in đỏ. 108.000 ₫ là cộng của hai buổi bên dưới.
- Nút Thanh toán mở màn chuyển khoản kèm mã QR. Người đã trả hết thì không thấy nút này.
- Lấy link chia sẻ: link riêng để người này tự xem lịch sử của mình, không cần tài khoản.
- Mỗi khoản gắn với đúng ngày giờ buổi tập. Trả lời được ngay câu "hôm đó tôi có đi không".
- Tên giao dịch: Công nợ buổi tập, Đóng trước, Thanh toán, Hoàn tiền… Nhãn Chờ xác nhận hiện khi người này đã báo chuyển khoản.
- Số tiền có dấu: trừ màu đỏ là số dư giảm, cộng màu xanh là số dư tăng.
- Số dư sau giao dịch đó: Nợ bao nhiêu hoặc Dư bao nhiêu.
- Menu ba chấm cuối hàng: Đã thu và Xóa nợ.
Trang này đọc như sao kê ngân hàng. Mỗi dòng là một lần số dư thay đổi, và cột Số dư cho biết ngay sau dòng đó người này còn Nợ hay Dư bao nhiêu.
- Người đóng trước 280.000 ₫ sẽ thấy số dư tụt dần qua từng buổi.
- Người trả tiền mặt từng buổi sẽ thấy một dòng trừ, rồi một dòng cộng đưa số dư về 0.
Gần như mọi tranh cãi về tiền đều quy về câu "hôm đó tôi có đi không". Ở đây từng khoản gắn với ngày giờ cụ thể, nên trả lời mất ba mươi giây.
Link riêng cho một người
Nút Lấy link chia sẻ ở trang này tạo link của riêng người đó. Họ tự xem lúc nào cũng được, khỏi phải hỏi bạn.
- Link mở ra toàn bộ lịch sử, không chỉ phần còn nợ, lọc theo tháng được.
- Người không nợ đồng nào cũng tạo link được. Họ hay hỏi "tháng này tôi đánh mấy buổi".
- Nếu nhóm đang nợ lại họ, link ghi rõ số dư còn lại.
Link là công khai: ai cầm link cũng xem được tên, số dư và lịch sử của người đó mà không cần đăng nhập. Gửi đúng người. Lỡ gửi nhầm thì bấm Thu hồi link rồi tạo link mới.
Mã QR và mã tham chiếu
Mã QR phần mềm tạo ra đã điền sẵn nội dung chuyển khoản theo dạng tên viết liền + mã sáu ký tự,
ví dụ PhamHoangNam FN6M9A. Người trả không phải nghĩ nội dung, còn bạn có một chuỗi để dò trên
sao kê.
Bấm Thanh toán ở chi tiết công nợ — mỗi dòng có một nút Chép
- Nội dung chuyển khoản: tên viết liền và mã sáu ký tự. Mã QR đã điền sẵn đúng chuỗi này.
- Số tiền là tổng đang nợ của người này, gộp mọi buổi chưa trả.
- Mã QR chuẩn VietQR: quét bằng ứng dụng ngân hàng là điền sẵn tài khoản, số tiền và nội dung. Trong ảnh mã đã được làm mờ.
Vì sao phải có mã mà tên không đủ? Sao kê ngân hàng viết hoa, bỏ dấu, hay cắt bớt, nên hai người trùng tên đọc y hệt nhau. Mà cùng một buổi thì số tiền cũng hay trùng nốt.
Mã cũng cho biết người đó đang trả cái gì:
- Quét QR ở màn Công nợ (gộp mọi buổi): mã của người đó.
- Quét QR ở bảng chia tiền một buổi: mã của buổi đó.
Người trả báo đã chuyển
Chuyển xong, người trả bấm một nút để báo bạn. Có ba chỗ:
| Họ đang ở đâu | Nút | Báo cho |
|---|---|---|
| Link bảng chia tiền của một buổi | Đã thanh toán | Khoản của họ trong buổi đó |
| Link công nợ riêng | Báo đã chuyển tất cả | Mọi buổi còn nợ |
| Trong phần mềm (có tài khoản) | Thanh toán rồi Xác nhận đã chuyển | Khoản của chính họ |
Khoản đó chuyển sang Chờ xác nhận, kèm đúng chuỗi họ đã dùng. Việc của bạn chỉ còn: tìm chuỗi đó trong sao kê, thấy tiền về thì xác nhận.
Báo đã chuyển chưa phải là đã trả. Không đồng nào vào sổ quỹ cho tới khi bạn xác nhận. Không thấy tiền về thì bấm Chưa nhận, khoản quay lại Chưa trả.
Chị Hằng vừa báo đã chuyển — dòng của chị chờ bạn dò sao kê
- Nhãn Chờ xác nhận: người trả đã báo, nhưng tiền CHƯA được ghi nhận.
- Chuỗi người trả đã dùng. Dò chuỗi này trên sao kê ngân hàng.
- Thấy tiền về thì mở menu ba chấm để xác nhận. Không thấy thì từ chối.
Ghi nhận đã thu
Có người trả tiền thì mở menu ba chấm ở khoản đó, chọn Đã thu.
Ghi nhận đã thu — số tiền điền sẵn đúng khoản nợ
- Nhắc lại buổi nào, đang nợ bao nhiêu, để khỏi ghi nhầm khoản.
- Số tiền điền sẵn bằng khoản nợ. Họ chỉ trả một phần thì sửa xuống.
- Hình thức: chuyển khoản hay tiền mặt.
- Bấm Ghi nhận đã thu. Sổ quỹ tự có một khoản thu, không phải nhập lại ở đó.
Ba điều nên biết:
- Trả một phần cũng ghi được. Sửa số tiền xuống, phần còn lại vẫn nằm trong công nợ.
- Sổ quỹ tự cập nhật. Đừng vào Sổ quỹ ghi thêm lần nữa, thế là đếm hai lần.
- Khoản đã thu không mất đi. Xem lại ở tab Tất cả (kể cả đã tất toán).
Ví dụ: Hùng phải đóng 68.000 ₫, mới chuyển 40.000 ₫. Bạn ghi đã thu 40.000 ₫, còn lại 28.000 ₫. Đừng ghi đủ 68.000 ₫ chỉ vì thấy tên Hùng trên sao kê. Khi Hùng chuyển nốt, ghi lần hai 28.000 ₫.
"Xóa nợ" khác "Đã thu"
| Thao tác | Nghĩa là | Quỹ |
|---|---|---|
| Đã thu | Tiền thật đã về | Tăng |
| Xóa nợ | Nhóm không đòi khoản này nữa | Không đổi |
Xóa nợ dùng khi bạn quyết định thôi không đòi: khoản quá nhỏ, người đã rời nhóm từ lâu. Nó bắt ghi lý do, để người sau biết vì sao.
Đừng bấm Đã thu cho khoản thật ra bạn bỏ qua. Sổ sẽ ghi có tiền vào trong khi thực tế không có, và cuối tháng số dư trên phần mềm không khớp với tiền thật.
Với ví dụ trên: nếu nhóm quyết định tha 28.000 ₫ còn lại của Hùng thì dùng Xóa nợ. Quỹ vẫn chỉ nhận 40.000 ₫ đã thu thật.
Vừa nợ vừa được nợ lại
Có người vừa nợ tiền buổi tập, vừa được nhóm nợ lại vì đã ứng tiền sân. Bạn không phải làm gì: phần mềm tự bù trừ hai chiều, nên con số bạn thấy luôn là số cuối cùng.
Ví dụ: một người đang nợ 81.000 ₫ rồi đóng trước 200.000 ₫. Dòng Đóng trước +200.000 ₫ đưa số dư từ Nợ 81.000 ₫ sang Dư 119.000 ₫.
Người hay ứng tiền sân vì thế thường nằm ở nhóm Câu lạc bộ nợ lại, và ở màn Công nợ dòng của họ ghi chữ "CLB nợ".
Việc tiếp theo
Bài tiếp theo: sổ quỹ và báo cáo, nơi mọi con số ở trên gom lại thành bức tranh chung.