Sổ quỹ và báo cáo của câu lạc bộ
Tới đây bạn đã chạy trọn một vòng: khai báo, điểm danh, chốt sổ, thu tiền. Sổ quỹ và báo cáo là nơi mọi con số đó gom lại.
Tóm tắt nhanh
- Sổ quỹ tự ghi mọi khoản thu chi của buổi tập. Bạn chỉ tự ghi những khoản ngoài buổi tập bằng Ghi thu và Ghi chi.
- Số dư luôn bằng tổng thu trừ tổng chi. Không ai gõ tay được số dư.
- Đừng ghi lại khoản đã thu ở trang Công nợ. Đừng ghi "chênh lệch làm tròn" thành một khoản thu.
- Báo cáo → Tài chính xem theo tháng. Báo cáo → Công nợ xem ai nợ, mấy buổi.
- Cả hai báo cáo đều Xuất Excel được.
Sổ quỹ: mỗi dòng là một khoản tiền có thật
Nguyên tắc in ngay dưới tiêu đề trang: số dư luôn bằng tổng thu trừ tổng chi. Muốn số dư đổi thì phải có một giao dịch giải thích vì sao.
Sổ quỹ của CLB Cầu Giấy
- Số dư quỹ. Con số này được tính ra, không phải ai gõ vào.
- Hai tab: Lịch sử giao dịch và Danh sách tiền ứng (ai đang ứng tiền hộ nhóm).
- Khoản chi mua 2 ống cầu, ghi bằng nút Ghi chi. Kho cầu tự cộng thêm 24 quả.
- Các dòng Thu công nợ buổi tập tự có khi bạn ghi nhận đã thu ở bài 8.
- Cột Liên quan: khoản này của ai, buổi nào. Bấm vào để tới buổi đó.
- Cột Người ghi. Giao dịch nào cũng biết ai tạo.
Ba nút ở đầu trang
- Ghi thu: tiền vào quỹ không đến từ buổi tập. Ví dụ cả nhóm góp quỹ đầu mùa, tiền tài trợ.
- Ghi chi: tiền ra khỏi quỹ không thuộc buổi nào. Ví dụ mua cầu để dành, mua lưới. Ghi chi mua cầu còn tự cộng vào kho của loại cầu đó.
- Điều chỉnh: sửa một giao dịch đã ghi sai, bắt buộc ghi lý do. Dòng cũ không bị xóa, phần mềm ghi thêm một dòng ngược lại, nên lịch sử vẫn đủ.
Ngày tính vào quỹ
Ghi thu và Ghi chi đều có ô Ngày tính vào quỹ và Giờ (Việt Nam), mặc định là lúc bạn đang ghi. Ngày bạn chọn quyết định khoản đó thuộc tháng nào trên báo cáo.
Ví dụ: ngày 29/9 bạn trả trước 400.000 ₫ tiền sân cho tháng 10. Chọn ngày 1/10 thì báo cáo tháng 9 chưa tính, báo cáo tháng 10 mới tính khoản này.
Ví dụ CLB Cầu Giấy — chọn 1/10 để khoản tiền sân thuộc báo cáo tháng 10
Vài điều đi kèm:
- Chọn được ngày quá khứ hoặc tương lai. Giờ quyết định thứ tự các khoản cùng ngày.
- Số dư quỹ cộng mọi giao dịch đã ghi, kể cả khoản ghi cho tháng sau.
- Phần mềm vẫn lưu thời điểm bạn thật sự ghi, để sau này tra được.
- Chọn Thu quỹ thành viên trong Ghi thu thì cũng theo ngày này. Số dư của thành viên đó tăng ngay và bù vào công nợ ngay, ngày chỉ quyết định khoản thu thuộc tháng nào.
Đừng ghi trùng
Lỗi hay gặp nhất của người mới: thu tiền của ai đó ở trang Công nợ rồi lại vào Sổ quỹ ghi thu lần nữa. Quỹ trên sổ thành gấp đôi tiền thật.
| Loại tiền | Ghi ở đâu |
|---|---|
| Tiền của buổi tập (thu công nợ, chi phí buổi) | Tự có, không ghi tay |
| Tiền ngoài buổi tập (góp quỹ, mua sắm) | Ghi thu / Ghi chi ở Sổ quỹ |
Khoản nào trong sổ đã có cột Liên quan trỏ tới một buổi tập thì đã được ghi rồi. Đừng đụng vào.
Cũng vậy với dòng "Chênh lệch làm tròn 10.000 ₫" ở bài 7. Phần dôi đó đã nằm trong tiền từng người trả. Ghi thêm 10.000 ₫ vào sổ là đếm hai lần, và lỗi này không có gì báo, chỉ lộ ra khi cuối tháng sổ nhiều hơn tiền thật.
Báo cáo tài chính theo tháng
Vào Báo cáo → Tài chính.
Báo cáo tháng — ba con số trên đầu đáng nhìn nhất
- Số buổi tập trong tháng, tính cả buổi đã lên lịch chưa diễn ra, không tính buổi đã hủy.
- Chi phí trung bình mỗi buổi, tính trên các buổi đã chốt sổ.
- Chi phí trung bình mỗi người mỗi buổi: 40.000 ₫. Đây là câu trả lời khi có người hỏi đi tập tốn bao nhiêu.
- Xu hướng ba tháng gần nhất: thu, chi và số dư cuối kỳ.
- Cơ cấu chi phí tháng này. Tháng này nhóm mua để dành hai ống cầu nên tiền cầu vượt tiền sân.
- Chuyển tháng trước, tháng sau.
Trong ba ô trên đầu, chi phí trung bình mỗi người mỗi buổi dùng được nhiều nhất ngoài đời: nó trả lời câu "đi tập với nhóm anh tốn bao nhiêu". Tiền từng người thực đóng thì còn tuỳ hệ số và làm tròn.
Biểu đồ Cơ cấu chi phí cho biết tiền đi đâu. Thường tiền sân chiếm phần lớn. Tháng nào tiền cầu vọt lên thì xem lại: do mua để dành thì bình thường (chi tháng này, dùng tháng sau). Không mua thêm mà cầu vẫn hết nhanh thì nên kiểm kho.
Đối chiếu số dư
Bảng thu chi có dòng Số dư kỳ trước chuyển sang. Công thức để dò:
Số dư kỳ trước + tổng thu − tổng chi = số dư cuối kỳ
Ví dụ CLB Cầu Giấy — 1.000.000 ₫ chuyển sang, thu 100.000 ₫, chi 400.000 ₫, còn 700.000 ₫
Nếu bạn ghi bổ sung một giao dịch mang ngày của tháng trước thì báo cáo tháng đó, và số dư chuyển sang các tháng sau, đều đổi theo. Ảnh chụp báo cáo cũ khi đó không còn đúng.
Báo cáo công nợ
Tab Công nợ trả lời câu khác: ai nợ, mấy buổi, bao lâu rồi.
Báo cáo công nợ — tổng chưa thu và số buổi nợ của từng người
- Tổng chưa thu của cả nhóm. Tăng đều qua các tháng là dấu hiệu xấu.
- Số tiền nợ của từng người, xếp từ lớn xuống nhỏ.
- Số buổi. Nợ một buổi là bình thường, nợ năm buổi là đang thành thói quen.
- Cột Tồn đọng đánh dấu khoản nợ đã lâu, để biết nên nhắc ai trước.
- Nút Sao chép: chép lời nhắn riêng cho đúng người đó.
Cột Số buổi quan trọng hơn cột số tiền. Nợ 31.000 ₫ của một buổi chỉ là chưa kịp chuyển khoản. Nợ năm buổi liền là chuyện khác, và biết sớm thì dễ nói hơn nhiều so với để dồn thành nửa triệu.
Nút Sao chép ở từng hàng cho bạn một lời nhắn riêng để gửi thẳng cho người đó, thay vì nhắc tên trong nhóm chung.
Xuất báo cáo ra Excel
Chủ CLB và Quản trị viên tải được cả hai báo cáo bằng nút Xuất Excel ở góc trên của trang.
- Công nợ: mỗi thành viên một dòng. Khoản họ nợ nhóm và khoản nhóm nợ lại họ nằm ở hai cột riêng, cuối bảng có dòng tổng.
- Tài chính: bấm Xuất Excel rồi chọn Tháng … để tải tháng đang xem, hoặc Cả năm … để tải cả năm thành bảng mười hai cột tháng kèm cột Cả năm. Muốn năm khác thì chuyển về một tháng của năm đó rồi bấm.
Số trong file đúng là số đang hiện trên màn hình. Ở bảng cả năm, tháng chưa tới để trống, và hai dòng chi phí trung bình không có số cả năm (cộng các số trung bình lại sẽ ra số sai).
File tài chính có thêm trang tính Giao dịch, mỗi giao dịch một dòng:
- Cột Thành viên: khoản đó của ai.
- Cột Tính vào dòng báo cáo: khoản đó được cộng vào dòng nào.
Muốn kiểm một con số, ví dụ Tiền sân: lọc cột cuối theo "Tiền sân" rồi cộng cột Chi. Kết quả phải bằng dòng Tiền sân ở trang tính đầu.
Các dòng ghi "Không tính (bù trừ công nợ)" là công nợ được trừ thẳng vào tiền thành viên đã đóng trước. Chúng có trong sổ nhưng không phải tiền mới vào hay ra, nên báo cáo không cộng.
File là bản chụp tại lúc tải. Sau khi mở khóa một buổi hay ghi bổ sung thì tải lại.
Đối chiếu cuối tháng
Mỗi tháng một lần, đặt ba thứ cạnh nhau: số dư trên Sổ quỹ, tiền mặt đếm được, và sao kê tài khoản của nhóm.
Ví dụ minh hoạ: đầu tháng có 1.000.000 ₫, quỹ trả 400.000 ₫ tiền sân, thu về 300.000 ₫ công nợ. Số dư phải là 900.000 ₫. Hai thứ không được cộng vào đây:
- Công nợ chưa thu (ví dụ còn 205.000 ₫). Tiền chưa về thì chưa phải của quỹ.
- Tiền nhóm đang nợ người đã ứng. Đó là khoản phải trả, không phải tiền đang có.
Lệch thì tìm theo thứ tự: giao dịch ghi trùng, khoản đã nhận mà chưa xác nhận, khoản đã trả trước bị ghi thành quỹ trả, tiền cá nhân lẫn trong tài khoản. Chưa tìm ra tiền thật thì đừng ghi một khoản "cho cân sổ". Tìm ra rồi thì dùng Điều chỉnh, trỏ đúng giao dịch sai và ghi lý do.
Nhịp làm việc gợi ý
| Khi nào | Việc gì | Mất bao lâu |
|---|---|---|
| Trước buổi 1 ngày | Hỏi ai đi để chốt số sân | 2 phút |
| Ngay sau buổi tập | Điểm danh, ghi chi phí, chốt sổ | 3 phút |
| Ngay sau khi chốt | Lấy link công nợ, dán vào nhóm | 30 giây |
| Trong tuần | Ghi nhận đã thu khi có người trả | Vài giây mỗi lần |
| Cuối tháng | Xem báo cáo, đối chiếu tiền và kho cầu | 10 phút |
Việc tốn công nhất là ba phút sau mỗi buổi tập. Những thứ còn lại gần như tự có từ ba phút đó.