Quỹ CLB cầu lông: lập, giữ và công khai thế nào cho yên

Nhóm nào chơi lâu rồi cũng có một khoản tiền chung: tiền thừa sau mỗi buổi, tiền góp mua cầu, tiền để dành liên hoan. Đó là quỹ.

Chuyện hay xảy ra là không ai ngồi lại nói rõ ba điều: quỹ dùng làm gì, ai giữ, và làm sao mọi người biết nó còn bao nhiêu. Khi ba điều đó chỉ nằm trong đầu một người, mọi hiểu lầm về sau đều thành nghi ngờ chính người đó.

Tóm tắt nhanh

• Viết ra quỹ dùng vào việc gì, ghim lên nhóm.
• Người giữ tiền không nên là người duy nhất xem được sổ.
• Sổ quỹ chỉ ghi tiền thật vào và tiền thật ra. Tiền chưa thu, phần dôi do làm tròn không phải là một dòng trong sổ.
• Mỗi tháng đếm tiền thật một lần rồi so với sổ.
• Khoản chi lớn thì báo trước khi chi.

Quỹ dùng để làm gì

Bốn việc thật sự cần tới quỹ:

• Ứng trước giữa các buổi. Tiền sân thường phải trả trước, tiền của anh em thì thu sau. Có quỹ thì không ai phải bỏ tiền túi ra ứng.
• Mua chung. Cầu mua cả hộp, cả thùng thường được giá hơn nhưng phải trả một cục. Lưới, băng quấn cán cũng vậy.
• Đỡ những buổi vắng người. Sân đã đặt mà chỉ 6 người đến thay vì 12. Nhóm có thể thống nhất lấy quỹ đỡ một phần để tiền mỗi người không vọt lên. Nhưng đây phải là quyết định nói trước.
• Việc chung ngoài sân. Liên hoan cuối năm, đi giao lưu, mừng cưới.

Viết mấy dòng này ra và ghim lên nhóm. Nghe thì thừa, nhưng nó chặn được câu hỏi khó nhất với một thủ quỹ: "tiền quỹ tiêu vào việc gì thế?"

Quỹ lấy tiền từ đâu

1. Phần dôi do làm tròn. Chia tiền hiếm khi ra số chẵn. Làm tròn lên hàng nghìn thì mỗi buổi thu nhỉnh hơn chi vài nghìn. Một năm hơn trăm buổi cũng thành một khoản, mà không ai phải đóng thêm.
2. Góp ban đầu. Mỗi người góp một khoản khi vào nhóm. Quỹ có vốn ngay, nhưng người mới sẽ ngại.
3. Góp hoặc tài trợ riêng, khi nhóm đã thống nhất và ghi rõ góp để làm gì.

Một hiểu lầm hay gặp: thu khách giá cao hơn không tự sinh ra tiền cho quỹ. Hệ số cao của khách chỉ chia lại cùng một tổng chi phí, tức là thành viên được trả ít đi.

Ai nên giữ quỹ

Câu trả lời quen thuộc là "người uy tín nhất". Câu trả lời tốt hơn: người giữ tiền không nên là người duy nhất ghi sổ.

Không phải nghi ngờ ai, mà là bảo vệ chính người giữ tiền. Khi một người vừa cầm tiền vừa là người duy nhất biết số, thì cứ lệch một chút, dù hoàn toàn vô tình, họ cũng phải tự chứng minh mình ngay thẳng. Không ai đáng bị đặt vào thế đó.

Cách tách đơn giản, không cần thêm người:

• Một người giữ tiền: cầm tiền mặt hoặc đứng tên tài khoản.
• Sổ để ở chỗ ít nhất hai người xem được: bảng tính chia sẻ, hoặc phần mềm có phân quyền.
• Đối chiếu mỗi tháng một lần: đếm tiền thật rồi so với sổ.

Nguyên tắc quan trọng nhất: chỉ ghi tiền có thật

Rất nhiều nhóm làm hỏng sổ quỹ ở chỗ này mà không biết.

Sổ quỹ chỉ có hai loại dòng: tiền thật vào và tiền thật ra. Số dư là kết quả cộng trừ hai loại đó, không phải một con số ghi riêng.

Từ đó suy ra: "chênh lệch làm tròn" không phải một dòng trong sổ.

Nghe hơi ngược, vì rõ ràng quỹ có tăng nhờ nó. Nhưng cứ lần theo đồng tiền, với một buổi chi 500.000 ₫ và thu về 505.000 ₫ sau khi làm tròn:

• Trả 500.000 ₫ tiền sân và cầu: một dòng chi.
• Nhận đủ 505.000 ₫ từ tám người: các dòng thu.
• Quỹ tăng 5.000 ₫.

5.000 ₫ đó đã nằm sẵn trong tám dòng thu. Ghi thêm một dòng "chênh lệch làm tròn +5.000 ₫" thì sổ tăng 10.000 ₫ trong khi tiền thật chỉ tăng 5.000 ₫. Bạn vừa đếm một khoản hai lần.

Kiểu sai này nguy hiểm vì nó nhỏ, đều và luôn lệch một chiều. Sổ cứ trôi dần khỏi thực tế, cho tới hôm có người đếm tiền và thấy thiếu.

Một buổi tập đi qua sổ quỹ như thế nào

Ví dụ minh hoạ với CLB Cầu Giấy. Đầu kỳ quỹ có 1.000.000 ₫. Buổi tập tốn 500.000 ₫, gồm 400.000 ₫ tiền sân trả từ quỹ và 100.000 ₫ tiền cầu lấy từ hộp đã mua từ trước. Chia xong, tổng phải thu là 505.000 ₫, và mới có người trả 300.000 ₫.

Quỹ cuối kỳ = 1.000.000 − 400.000 + 300.000 = 900.000 ₫. Hai chỗ dễ nhầm:

• Không trừ thêm 100.000 ₫ tiền cầu. Hộp cầu đó đã ghi chi từ hôm mua. Trừ nữa là trừ hai lần.
• Không cộng 205.000 ₫ chưa thu. Tiền chưa về thì chưa phải của quỹ.

Còn nếu hôm đó chị Hằng trả tiền sân bằng tiền túi thì sao? Khi đó quỹ chưa chi đồng nào. Nhóm đang nợ chị Hằng, và khoản đó phải theo dõi riêng cho tới khi trả lại chị.

Công khai thế nào

Nguyên tắc: số dư trên sổ phải khớp với tiền đang thật sự giữ. Hai số đó lệch nhau thì báo cáo đẹp mấy cũng vô nghĩa.

Mức nào cũng nên giữ một thói quen: khoản chi lớn thì báo trước khi chi. Lớn là bao nhiêu thì tuỳ nhóm, nhưng hãy chốt một con số, ví dụ trên 500.000 ₫.

Công khai thu chi không có nghĩa là công khai nợ của từng người. Và nếu quỹ nằm trong tài khoản cá nhân của thủ quỹ thì chỉ cần cho xem các giao dịch của nhóm, không cần đưa cả sao kê.

Quỹ âm thì sao

Quỹ âm nghĩa là nhóm đang tiêu tiền chưa có. Trước hết soát xem có ghi trùng khoản chi, sót khoản thu hay nhập sai số đầu kỳ không. Nếu sổ đúng thì thường do một trong ba nguyên nhân:

• Nợ chưa thu được. Nguyên nhân số một. Xem bài đòi tiền trong CLB cầu lông.
• Chi lớn bất ngờ, như mua cả thùng cầu hay đóng tiền sân cả quý. Cách phòng: đặt mức quỹ tối thiểu, ví dụ đủ trả hai buổi tập, và không tiêu xuống dưới mức đó khi chưa hỏi nhóm.
• Chia tiền thu thiếu so với chi. Thường do làm tròn xuống, hoặc giảm tiền cho vài người mà không ai bù. Lỗi này nằm ở cách chia, phải sửa ở cách chia.

Đừng để quỹ âm quá một đợt thu tiền. Người đang ứng tiền túi cho nhóm sẽ ngại nhắc, và cái ngại đó tích lại thành khoảng cách.

Bốn việc nên làm ngay tuần này

1. Viết ra quỹ dùng để làm gì, ghim lên nhóm.
2. Cho ít nhất hai người xem được sổ.
3. Đếm tiền thật và so với sổ. Lệch thì tìm ngay hôm nay, càng để lâu càng khó lần.
4. Soát xem sổ có dòng nào không phải tiền thật không. Nếu lỡ ghi "chênh lệch làm tròn" thành một khoản thu, ghi một dòng điều chỉnh ngược lại kèm lý do. Đừng xoá dòng cũ.

Nếu bạn muốn phần này chạy sẵn: CLB Cầu Lông ghi sổ quỹ đúng theo nguyên tắc trên. Chỉ có tiền thật vào ra, số dư luôn tính từ sổ, giao dịch nào cũng biết ai tạo và tạo lúc nào. Tiền công nợ chỉ vào quỹ khi bạn ghi nhận đã nhận. Việc đếm tiền mặt và dò sao kê thì vẫn là của bạn.