Đòi tiền trong CLB cầu lông mà không mất bạn

Làm quản lý CLB, khoản mệt nhất không phải đặt sân hay xếp lịch. Mệt nhất là nhắn đòi 70 nghìn của một ông bạn.

Tiền thì nhỏ mà mở lời thì ngại. Có người quên thật, có người chuyển rồi mà mình chưa ghi. Để lâu, gặp nhau ngoài sân cứ gờn gợn.

Dưới đây là 7 cách để gần như không phải đòi nữa.

Tóm tắt nhanh

• Thu trước, hoặc thu ngay tại sân. Đừng để sang hôm sau.
• Ghim sẵn mã QR và quy ước nội dung chuyển khoản, để trả tiền chỉ mất mười giây.
• Đặt hạn cụ thể: "trước buổi thứ Năm", không phải "trong tuần nhé".
• Nhắc chung trong nhóm trước, nhắn riêng sau, và luôn nhắc đúng số còn thiếu.
• Ai nợ quá hai buổi thì nói chuyện riêng. Khoản quá nhỏ, quá lâu thì xoá, nhưng xoá có nguyên tắc.

Trước khi nhắc: người ta có nợ thật không?

"Chưa trả" thật ra gồm ba kiểu người:

• Người chưa biết mình phải trả bao nhiêu.
• Người trả rồi nhưng mình chưa ghi.
• Người còn nợ thật.

Một tin nhắc đồng loạt không xử lý được cả ba, và nhắc nhầm người đã trả là mất lòng ngay.

Vì vậy sổ cần đủ bốn thứ cho mỗi người: buổi nào, phải thu bao nhiêu, đã nhận bao nhiêu, còn lại bao nhiêu. Chỉ có một cột "Đã trả" thì kiểu gì cũng sót khoản trả một nửa hoặc chuyển gộp hai buổi.

1. Thu trước, đừng thu sau

Tiền đã nằm trong quỹ thì việc còn lại chỉ là tính toán và trả lại phần thừa, không phải đi thu.

Có ba mức, tuỳ nhóm chịu được mức nào:

• Thu theo tháng. Nhàn nhất cho thủ quỹ.
• Thu khi chốt danh sách đi. Ai báo đi thì chuyển luôn.
• Thu tại sân, trước khi mọi người về. Mức tối thiểu nên làm được.

Thu trước thì nói rõ từ đầu: khoản này trừ vào tiền gì, ai nghỉ giữa chừng thì phần dư trả lại thế nào. Đừng trộn tiền đóng trước của từng người với tiền góp quỹ chung không hoàn lại.

Thu tại sân thì ghi luôn tại sân: ai đưa, bao nhiêu, tiền mặt hay chuyển khoản.

2. Cho anh em cách trả dễ nhất

Rất nhiều khoản nợ tồn tại chỉ vì trả tiền hơi phiền. Ba việc gần như không tốn công:

• Ghim mã QR chuyển khoản lên đầu nhóm. Không ai phải hỏi lại số tài khoản.
• Quy ước nội dung chuyển khoản, ví dụ "Tuan 07/07". Không có quy ước này, thủ quỹ sẽ nhận năm giao dịch mà không biết của ai.
• Nhận cả tiền mặt. Vẫn có người không quen chuyển khoản, ép họ là mất người.

3. Đặt hạn rõ ràng ngay từ đầu

"Trả trong tuần nhé" là câu không có hạn. "Trước buổi tập thứ Năm" thì có.

Hạn không phải để phạt ai. Nhắc trước hạn là thông báo, nhắc sau hạn mới là đòi. Cái ngại nằm hết ở vế sau, và một cái hạn rõ ràng giúp phần lớn khoản nợ không đi tới đó.

4. Công khai, nhưng công khai cho đúng

Minh bạch không có nghĩa là ai cũng thấy tổng nợ của người khác.

• Gửi cho từng người phần của họ, hoặc một link riêng.
• Trong nhóm chung chỉ báo tổng cần thu của buổi và nhờ mọi người tự kiểm tra khoản của mình.
• Đừng đăng danh sách nợ dồn của cả nhóm lên để gây áp lực. Thu được tiền nhưng mất người.

Link xem không cần đăng nhập thì ai cũng chuyển tiếp được, nên phải có hạn dùng và thu hồi được. Dùng bảng tính cũng vậy: ẩn một sheet mà vẫn cho tải cả file thì coi như chưa ẩn gì.

5. Nhắc chung trước, nhắn riêng sau

Khi cần nhắc, nhắn vào nhóm một câu chung:

"Buổi thứ Ba còn 4 bạn chưa gửi tiền nhé, mọi người kiểm tra giúp mình."

Người nợ tự biết là mình mà không bị nêu tên, còn bạn không phải đối đầu với ai.

Nhắc chung hai lần không ăn thua thì mới nhắn riêng, và mở đầu bằng một câu hỏi thay vì một lời đòi:

"Buổi thứ Ba anh chuyển chưa nhỉ, em không thấy trong danh sách, sợ em ghi sót."

Câu này để cho người kia một lối ra đỡ ngượng. Mà nhiều khi mình ghi sót thật.

6. Đừng để nợ dồn quá hai buổi

Nợ 70.000 ₫ thì dễ trả. Nợ 490.000 ₫ của bảy buổi thì khó. Không phải vì số tiền, mà vì nó đã thành chuyện lớn, người nợ càng ngại nhắc tới.

Nhóm nên có một ngưỡng, ví dụ: nợ quá hai buổi thì nhắn riêng và thống nhất cách trả. Có tạm dừng cho đi tập hay không là do nhóm tự quy ước, và phải nói trước.

Điều kiện duy nhất: công bố từ đầu, áp dụng cho tất cả, kể cả người lập nhóm. Quy tắc chỉ được nhớ ra khi cần dùng với một người cụ thể thì không còn là quy tắc.

7. Biết lúc nào nên xoá nợ nhỏ

Có khoản không đáng theo: một người đã nghỉ hẳn, còn nợ 60.000 ₫ từ bốn tháng trước.

Công đi đòi khoản đó, cộng với sự khó chịu của hai bên, thường đắt hơn 60.000 ₫.

Nhưng đã xoá thì xoá cho đàng hoàng:

• Ghi rõ lý do và ai quyết định, giữ nguyên lịch sử khoản nợ. Xoá nợ không phải là thu tiền, cũng không phải chi quỹ, nên đừng ghi thành hai thứ đó.
• Đừng thông báo rộng. Ai cũng biết nợ nhỏ để lâu sẽ được xoá thì bạn vừa tạo ra một cách khỏi trả tiền.
• Đặt ngưỡng và thời hạn thay vì quyết theo cảm tính, ví dụ: dưới 100.000 ₫, quá sáu tháng, và người đó đã rời nhóm.

Mẫu nhắc riêng và cách ghi khi trả một phần

Ví dụ minh hoạ với CLB Cầu Giấy: một thành viên phải trả 68.000 ₫, đã chuyển 40.000 ₫, còn 28.000 ₫. Nhắc đúng phần còn lại, đừng nhắc lại cả 68.000 ₫:

"Buổi thứ Ba mình đang ghi bạn còn 28.000 ₫, sau khoản 40.000 ₫ bạn đã chuyển. Bạn xem giúp nhé. Nếu chuyển nốt rồi thì gửi mình ngày và nội dung chuyển khoản để mình dò lại."

Vài lưu ý khi ghi sổ:

• Chưa thấy khoản 40.000 ₫ trong sao kê thì hỏi lại để dò. Đừng xác nhận chỉ vì nghe "chuyển rồi".
• Một lần chuyển cho nhiều buổi thì chia đúng vào từng buổi, kẻo có buổi bị nhắc oan.
• Mỗi đợt thu chỉ một người dò sao kê, tránh hai người cùng xác nhận một khoản.

Giả sử sau đó Chủ CLB quyết định xoá nốt phần còn lại, sổ sẽ đi như sau:

Sự kiện demo	Công nợ còn lại	Tiền thực thu lũy kế
Chốt phải thu 68.000 ₫	68.000 ₫	0 ₫
Nhận 40.000 ₫	28.000 ₫	40.000 ₫
Chủ CLB xóa 28.000 ₫ có lý do	0 ₫	40.000 ₫

Để ý cột cuối: xoá 28.000 ₫ không làm quỹ tăng hay giảm đồng nào. Giữ lại lý do, để tháng sau còn hiểu vì sao khoản này hết nợ mà tiền thu về lại ít hơn số phải thu.

Còn nếu người ta đang kẹt tiền thì hẹn lịch trả riêng với nhau, đừng đem ra nói trong nhóm.

Tóm lại

Cả bảy cách có chung một ý: biến chuyện đòi tiền thành việc của nhóm, không phải việc của một người. "Nhóm có quy định" nghe khác hẳn "anh Tuấn đòi tiền".

Nếu bạn muốn phần ghi sổ chạy sẵn: CLB Cầu Lông tự tính công nợ từng người ngay khi chốt sổ một buổi tập, ghi được cả khoản trả một phần, và lúc nào cũng xem được ai còn thiếu bao nhiêu. Lời nhắc của bạn khi đó dựa trên số liệu, không dựa vào trí nhớ của thủ quỹ.