Quản lý tồn kho quả cầu cho câu lạc bộ phong trào
Hỏi "nhóm mình còn bao nhiêu quả cầu?" thì ít nơi trả lời được ngay. Người mua một đằng, người giữ một nẻo, người mở ống lại là người khác.
Một quả cầu thì rẻ, nên lấy thêm một quả không ai tiếc. Nhưng nhóm đánh ba buổi một tuần, mỗi buổi bốn quả thì một năm gần sáu trăm quả. Cầu là khoản chi lớn thứ hai sau tiền sân, và là khoản khó theo dõi nhất.
Tóm tắt nhanh
- Đếm hết một lần để có con số ban đầu. Đừng cố lần lại quá khứ.
- Giao cho một người giữ cầu. Cầu chỉ ra vào qua người đó.
- Mỗi buổi ghi ba số: mang ra, lấy thêm, mang về.
- Mỗi tháng đếm thật một lần rồi so với sổ. Lệch thì tìm lý do, đừng vội nghĩ là mất.
- Tiền mua cả thùng không tính vào buổi hôm mua. Buổi nào dùng mấy quả thì tính mấy quả.
Cầu hao hụt ở đâu
Bốn đường hay gặp:
Không ai biết ban đầu có bao nhiêu. Ống cầu mua về để trong túi, trong cốp xe, trong tủ ở sân. Cả chuỗi đó không có chỗ nào ghi lại một con số.
Lấy thêm giữa buổi mà không ghi. Chuẩn bị bốn quả, đánh hăng nên hỏng sớm, có người chạy ra túi lấy thêm hai quả. Cuối buổi không ai nhớ hôm nay bốn hay sáu.
Cầu dùng dở lẫn với cầu mới. Quả còn đánh được nhưng lông đã tưa, bỏ lẫn vào ống mới, rồi lần sau lại được tính là cầu mới.
Mang về nhà. Không ai cố ý. Quả cầu còn tốt bỏ trong bao vợt, hôm sau quên mang lại. Nhỏ nhưng đều.
Ba đường đầu là chuyện ghi chép, có quy trình là sửa được. Đường thứ tư thì chỉ giảm được chứ không hết. Mà cách giảm tốt nhất cũng lại là ghi chép: con số được đọc lên mỗi tháng thì tự nhiên ai cũng cẩn thận hơn.
Đếm lúc nào, ghi cái gì
Ghi cả đầu buổi lẫn cuối buổi, nhưng chỉ ba con số:
Cầu mới đã dùng = mang ra + lấy thêm − cầu mới còn nguyên mang về
Ba điều cần thống nhất:
- Cầu dùng dở để hộp riêng. Buổi sau đánh tiếp được, nhưng không quay lại nhập chung với cầu mới.
- Ai lấy thêm giữa buổi thì báo ngay cho người giữ cầu, hoặc tự ghi vào sổ.
- Cuối buổi đếm cầu mới còn nguyên, đừng đếm số quả hỏng nằm trên sân. Quả hỏng bị đá vào góc, bỏ vào thùng rác, không bao giờ đếm đủ.
Chuẩn bị sẵn một dòng để điền, đừng bắt người dọn sân phải nhớ cả buổi.
Khi nào phải ghi tên người lấy
Cầu dùng chung cho cả buổi thì không cần ghi tên ai. Tiền cầu chia theo cách chia tiền của buổi.
Nhưng thực tế hay có ngoại lệ: ba người ở lại đánh thêm một tiếng, dùng thêm hai quả. Có người mượn một ống mang đi giao lưu. Có khách được cho mượn cầu.
Quy tắc đủ dùng: cầu ra khỏi buổi tập chung thì phải có tên. Một dòng trong sổ hay một tin nhắn là đủ, miễn là ghi ở đúng một chỗ.
Không phải để soi ai. Là để cuối tháng số cầu có lệch thì mình biết phần lệch đó giải thích được hay không.
Mỗi tháng đối chiếu một lần
Chọn một ngày, gom cầu ở mọi chỗ đang cất về, đếm rồi so với sổ:
Số trên sổ = số đầu tháng + mua thêm − đã dùng
Số đếm thật khác số trên sổ thì đó là chỗ lệch cần tìm lý do, chưa phải bằng chứng ai lấy. Mấy chỗ nên soát trước:
- Có lần mua nào chưa ghi không.
- Có buổi nào dùng cầu mà chưa ghi không.
- Cầu dùng dở có bị đếm lẫn vào cầu mới không.
- Ống cầu có đúng 12 quả như mình vẫn nghĩ không. Xem trên vỏ ống.
Khi đếm, tách riêng ống chưa mở và quả lẻ. Ghi lại ai đếm, ngày nào.
Tìm ra lý do rồi thì sửa đúng chỗ gây lệch. Tháng nào cũng chỉ sửa con số cho khớp mà không hỏi vì sao thì sổ đúng được một hôm, còn cái sai vẫn nằm đó.
Khi nào mua thêm
Mốc đặt mua = số cầu dùng mỗi tuần × số tuần chờ hàng + một ít dự phòng
Ví dụ minh hoạ với CLB Cầu Giấy: mỗi tuần dùng 12 quả, đặt hàng một tuần mới về, muốn dự phòng thêm 12 quả. Vậy khi còn 24 quả là lúc đặt.
Trước khi đặt, xem mấy tuần tới có buổi giao lưu hay đợt đông người không. Và đừng mua quá nhiều để được giá: cầu để lâu, để chỗ nóng ẩm thì hỏng trước khi kịp dùng. Cách chọn và bảo quản cầu có ở bài chọn quả cầu cho CLB.
Tính tiền cầu vào đúng buổi
Chỗ này hay làm sai nhất, và nó đụng thẳng vào tiền từng người phải đóng.
Cách sai: mua một thùng cầu, ghi cả số tiền vào chi phí của buổi tập hôm mua. Buổi đó đắt gấp đôi, ai đi hôm đó gánh tiền cầu cho cả hai tháng sau, còn mấy buổi sau lại rẻ bất thường. Không ai thấy công bằng.
Cách đúng: tách tiền mua để dành ra khỏi chi phí từng buổi.
- Lúc mua: tiền ra khỏi quỹ, cầu vào kho. Đây là một khoản chi của quỹ, chưa phải chi phí của buổi nào.
- Buổi nào dùng bốn quả thì tiền cầu buổi đó là bốn × giá một quả.
Ví dụ: buổi tập tiền sân 400.000 ₫, dùng 4 quả giá 25.000 ₫ một quả. Tổng chi phí để chia là 500.000 ₫.
Nếu quên tính tiền cầu thì mỗi buổi thu thiếu một trăm nghìn. Ba tháng là gần bốn triệu, và quỹ cứ vơi dần mà không ai hiểu vì sao.
Còn khi kho bị hụt thì sao? Tìm lý do, rồi sửa số lượng trong sổ kho kèm ghi chú. Đừng ghi thêm một khoản chi quỹ, vì tiền mua số cầu đó đã ghi từ hôm mua rồi. Cũng đừng chia ngược phần hụt vào các buổi đã thu xong.
Chưa có gì thì bắt đầu từ đâu
Nếu nhóm bạn đang ở tình trạng không ai biết còn bao nhiêu, tuần tới làm đúng ba việc:
- Đếm một lần cho xong. Gom hết cầu về một chỗ, đếm ống nguyên và quả lẻ, ghi con số kèm ngày.
- Chốt một người giữ cầu. Một người, không phải ai rảnh thì lấy.
- Mỗi buổi ghi ba số: mang ra, lấy thêm, mang về. Mất mười giây.
Một tờ giấy kẻ mấy cột là đủ: ngày, số đầu, mua thêm, mang ra, mang về, số cuối. Sau một tháng bạn có mức dùng thật của nhóm mình, và mọi phép tính ở trên đều chạy được.
Nếu dùng phần mềm
Phần tốn công nhất khi làm bằng bảng tính là giữ cho tiền cầu của từng buổi, số cầu trong kho và sổ quỹ khớp với nhau. CLB Cầu Lông làm sẵn chỗ đó: khai loại cầu kèm giá, mỗi buổi ghi số quả đã dùng, chốt sổ thì kho tự trừ. Tiền mua cầu để dành không bị tính lại lần nữa.
Ví dụ kho đang có 48 quả và một buổi dùng 4 quả, số trong kho đi như sau:
| Thao tác | Tồn trên sổ | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Nhập khoản chi dự kiến 4 quả | 48 | Mới kiểm số kho hiện tại; chưa xuất kho |
| Chốt sổ buổi | 44 | Ghi xuất 4 quả cho buổi đã chốt |
| Mở khóa để sửa | 48 | Hoàn lượng đã xuất, giữ dấu vết |
| Sửa dùng 3 quả rồi chốt lại | 45 | Xuất lại đúng 3 quả |
Hai điều nên biết:
- Kho chỉ trừ khi chốt sổ, không trừ lúc mới nhập chi phí.
- Nếu cầu của buổi đó do một người tự mua mang tới thì chọn nguồn là người ứng tiền. Khi đó kho của nhóm không bị trừ.
Sửa số tồn sau khi kiểm đếm thì nhập số đang có thật (còn 37 quả thì nhập 37) kèm lý do. Lịch sử tồn kho giữ lại từng lần thay đổi, ai sửa và vì buổi nào.